Entrepreneurs : Comment signaler un changement d’adresse pour mon entreprise?

Que l’on soit travailleur autonome, patron de PME ou de société individuelle, déménagement rime souvent avec changement de lieu de travail! Nous avons regroupé ici les réponses à toutes vos interrogations.

Tout comme pour les démarches de changement d’adresse personnelles, il est important de signaler le changement de lieu de son entreprise aux autorités concernées. Pour faire cela, deux solutions s’offrent à vous :

changement d'adresse pour entreprise

Gouvernement du Québec: Changer d'adresse via clicSÉQUR - Entreprises

clicSÉQUR – Entreprises, est un outil en ligne de Revenu Québec. Il est destiné aux particuliers en affaires (travailleurs autonomes), aux sociétés, aux sociétés de personnes et à toute autre entité juridique. Pour bénéficier des services de clicSÉQUR, il faut avoir un dossier fiscal à Revenu Québec ou que l’entreprise soit immatriculée au registre des entreprises ou être inscrite au fichier de la taxe de vente du Québec, tenu par Revenu Québec.

Pour vous inscrire sur clicSÉQUR, il vous faudra fournir :

  • Le numéro d’identification de Revenu Québec – Qu’est-ce que c’est?
  • L’identité et la fonction du représentant autorisé.
  • L’identité du ou des responsables des services électroniques.
  • Le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) – Qu’est-ce que c’est?

Quels avantages à utiliser clicSÉQUR ?

En utilisant l’outil clicSÉQUR, vous pourrez notamment effectuer vos changements d’adresse avec un grand nombre de partenaires tels que :

  • Autorité des marchés financiers
  • Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail – Équité salariale
  • Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail – Santé et sécurité du travail
  • Conseil des arts et des lettres du Québec
  • Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation
  • Ministère de la Famille
  • Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire
  • Ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques
  • Office de la protection du consommateur
  • Registraire des entreprises
  • Revenu Québec
  • Société de l’assurance automobile du Québec
  • Zone entreprise

Après m’être connecté à clicSÉQUR : Changer mon adresse

Une fois que vous êtes inscrit et connecté sur votre espace Entreprise, vous pourrez effectuer votre changement d’adresse. Nous avons ici illustré les différentes étapes nécessaires pour le réaliser :

Quelques questions que l’on se pose fréquemment :

Démarches de changement d’adresse auprès des partenaires clicSÉQUR : comment ça marche ?

Tous les utilisateurs de clicSÉQUR peuvent accéder à la fonction Gestion du profil de l’utilisateur, qui permet de modifier les renseignements qui y figurent (adresse de courriel, option de sécurité, coordonnées). Ainsi, ces informations sont transmises directement aux partenaires souhaités sans autre information requise.

Qui dois-je prévenir en fonction du statut de mon entreprise ?

En fonction du domaine d’activité de votre entreprise et de son statut, vous ne serez pas amené à contacter systématiquement toutes les instances gouvernementales disponibles sur clicSÉQUR – Entreprise. Voici la liste des différents organismes, ainsi que les types d’entreprises qu’ils couvrent :

Autorité des Marchés Financiers (AMF) :

  • Les cabinets de services financiers.

  • Les sociétés autonomes ou représentants autonomes en assurances ou planification financière.

Commission des Normes, de l’Équité, de la Santé et de la Sécurité du Travail (CNESST) :

  • Tout employeur qui possède un établissement au Québec et qui emploie au moins un travailleur, à temps plein ou partiel.

Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) :

  • Tout organisme bénéficiant d’une aide ou d’un soutien du CALQ.

Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation :

  • Toute entreprise recevant des aides du Ministère.

Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (MAMOT) :

  • Entreprises bénéficiant des programmes d’aide du MAMOT distribués par la municipalité régionale de comté (Programme de crédits de taxe, Soutien aux entreprises, Fonds de développement…)

Ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MDDELCC) :

  • Les entreprises bénéficiant des différentes aides et soutiens du MDDELCC (Fonds Verts), l’ensemble des programmes est détaillé ici.

Office de la protection du consommateur :

  • Les commerçants nécessitant un permis de l’Office pour exercer leurs activités (agents de voyages, commerçants et recycleurs de véhicules routiers, commerçants itinérants, agents de recouvrement, commerçants exploitant un studio de santé, commerçants de garanties supplémentaires relatives à une automobile ou à une motocyclette adaptée au transport sur la voie publique).

Registraire des entreprises et Revenu Québec :

  • Toute entreprise enregistrée au registraire des entreprises (et possédant un Numéro d’Entreprise du Québec).

Société de l’assurance automobile du Québec :

  • Entreprise possédant un parc véhicule

Quels autres organismes dois-je prévenir de mon changement d’adresse ?

Outre les organismes gouvernementaux, il est également important de prévenir les autres structures et compagnies dont votre entreprise dépend :

– Revenu Québec : vous pouvez le faire instantanément via le formulaire de demande en ligne.

– Votre convention d’actionnaires et  vos éventuels associés. Vous devrez éventuellement faire une résolution pour informer vos actionnaires.

– Fournisseurs et souscriptions automatiques: journaux, café, matériels de bureau;

– Vos moyens de facturation des services en lignes;

– Vos banques et services de paye;

– Vos assurances;

– Vos fournisseurs de télécommunications et cellulaires de compagnie;

– La carte d’essences et les cartes de récompenses de la compagnie;

– Le(s) véhicule(s) de compagnie;

– Les concessionnaires et garages pour entretiens de la flotte de véhicule; et

– Les services ITs.

Quelques conseils :

N’oubliez pas de modifier l’adresse sur tous vos moyens de communication, pour éviter toute confusion auprès de votre clientèle. Voici une liste non exhaustive des outils de communication à actualiser :

– Votre espace Google My Business;

– Vos pages Facebook, Instagram et Twitter;

– Pages jaunes, 411.ca, et tous les autres répertoires en ligne où votre entreprise est listée. Vous pouvez faire une recherche Google et Bing avec le nom de votre entreprise pour vous assurer de ne rien oublier.

– Tous vos outils publicitaires, affiches et publipostage;

– La papeterie, les enveloppes et autres supports papier destinés à votre clientèle;

– Votre signature dans vos courriels;

– Vos cartes de visite;

– Vos modèles de contrats ou de devis;

– Vos documents officiels, vos procédures de travail ainsi que les éventuels guides; et

– Votre présentation pour  vos clients et sources de prospection.

Pensez à vos clients

Bien évidemment, n’oubliez pas d’aviser vos clients de votre nouvelle adresse si vous avez l’habitude de les recevoir (ou bien si vous êtes un commerce). Il s’agit aussi d’une opportunité de prendre contact avec eux et de renforcer votre relation.

Au besoin, acheminer votre courrier avec Poste Canada

À noter également que Poste Canada offre un service payant de réacheminement de votre courrier à la nouvelle adresse de votre entreprise. Cette opération pour s’avérer coûteuse, avec un prix de 250,95 $ pour douze mois et 161,65 $ pour quatre mois. De plus, ce n’est pas une alternative aux changements d’adresse, mais bien une solution temporaire.

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